PURWOKERTO, suarabanyumas.co.id – Puluhan ribu aset yang dimiliki RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo (RSMS) Purwokerto, Kabupaten Banyumas, Jawa Tengah, mulai dikelola dengan pendekatan digital. Rumah sakit tersebut mengembangkan Smart Asset, sistem yang dirancang untuk menyatukan seluruh data aset dalam satu basis data terintegrasi.
Digitalisasi ini menjadi penting karena RSMS memiliki sekitar 25 ribu aset. Sekitar 11 ribu di antaranya merupakan aset berupa peralatan kantor dan rumah tangga. Jumlah tersebut membuat pengelolaan aset membutuhkan sistem yang mampu menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan mudah dipantau.
Kepala Subbagian Rumah Tangga RSMS, Wasis Dwi Hartanto, mengatakan Smart Asset dikembangkan sebagai solusi atas kebutuhan pengelolaan aset yang semakin kompleks. Selama ini, data aset belum seluruhnya berada dalam satu basis data induk dan sebagian proses pencatatan masih menggunakan lembar kerja elektronik.
“Smart Asset merupakan akronim dari Sistem Manajemen Aset Rumah Sakit Terintegrasi. Latar belakang pengembangannya karena jumlah aset di RSMS mencapai sekitar 25 ribu aset, sedangkan aset alat kantor dan rumah tangga mencapai sekitar 11 ribu aset,” kata Wasis di Purwokerto, Kamis.
Menurut Wasis, sistem pencatatan secara manual menjadi kurang efektif ketika terjadi penambahan barang, perpindahan aset antarunit, ataupun perubahan kondisi barang. Selain membutuhkan waktu, kondisi tersebut juga membuat proses pemantauan aset menjadi lebih kompleks.
Melalui Smart Asset, data seluruh aset akan dihimpun dalam satu sistem dan ditampilkan melalui dasbor yang dapat diakses unit kerja maupun manajemen. Informasi yang tersedia tidak hanya menunjukkan jumlah aset, tetapi juga perkembangan dan kondisi aset dari waktu ke waktu.
“Dari level direktur kita bisa mengetahui jumlah aset yang dimiliki rumah sakit, penambahan aset setiap tahun, hingga riwayat pemeliharaan maupun kerusakan aset. Nilai aset yang mengalami penyusutan juga dapat ditampilkan sehingga menjadi dasar dalam pengambilan keputusan,” ujarnya.
Ketersediaan data secara real time juga memungkinkan manajemen mengetahui kondisi aset tanpa harus menunggu proses rekapitulasi manual. Data tersebut nantinya dapat digunakan untuk melihat kebutuhan pemeliharaan, mengevaluasi kondisi barang, sekaligus menentukan kebijakan pengelolaan aset.
Tidak berhenti pada inventarisasi, Smart Asset juga dirancang terhubung dengan proses pengadaan barang dan e-planning. Integrasi tersebut memungkinkan kebutuhan pengadaan disusun berdasarkan data aset yang sudah tersedia sehingga perencanaan dapat lebih akurat dan sesuai kebutuhan.
“Dengan sistem yang terintegrasi, perencanaan kebutuhan aset dapat dilakukan berdasarkan data yang akurat dan terkini,” kata Wasis.
Ia menilai digitalisasi tersebut juga akan memperkuat akuntabilitas. Seluruh informasi aset tersimpan dalam satu basis data sehingga setiap perubahan dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
Keunggulan lain yang disiapkan dalam Smart Asset adalah kemampuan setiap unit kerja memperbarui data secara mandiri. Ketika sebuah unit menerima tambahan barang, informasi tersebut dapat langsung diperbarui dalam sistem sehingga data aset tidak tertinggal dari kondisi sebenarnya.
Sistem tersebut sekaligus membuka peluang pemanfaatan aset secara lebih optimal. Rumah sakit dapat mengetahui barang yang belum digunakan secara maksimal di suatu unit dan mengidentifikasinya untuk dialihkan ke unit lain yang lebih membutuhkan.
“Ini akan jauh lebih efisien karena kita bisa mengendalikan barang-barang yang ada di satu tempat. Kalau ada unit yang membutuhkan barang, sementara di unit lain masih ada barang yang belum dimanfaatkan, aset tersebut bisa dialihkan sehingga pemanfaatannya menjadi lebih optimal,” katanya.
Untuk menjaga pengendalian, setiap perpindahan aset antarunit nantinya harus mendapatkan persetujuan pengelola barang. Perpindahan tersebut juga otomatis tercatat dalam sistem sehingga jejak pergerakan aset dapat diketahui secara waktu nyata.
Dengan mekanisme itu, proses inventarisasi, pengawasan, dan pengendalian aset di RSMS diharapkan semakin tertib. Manajemen juga memiliki data yang lebih lengkap untuk menentukan apakah sebuah aset perlu dipelihara, dipindahkan, atau dilakukan pengadaan tambahan.
Wasis berharap Smart Asset dapat menjadi bagian dari transformasi digital RSMS Purwokerto dalam membangun tata kelola aset yang lebih modern. Efisiensi pemanfaatan sumber daya, menurut dia, pada akhirnya diharapkan ikut mendukung peningkatan kualitas pelayanan kesehatan bagi masyarakat.